Schluss mit Papierkram: Stadt Mühlheim will Verwaltung bis 2026 digitalisieren
Die Stadt Mühlheim plant die vollständige Digitalisierung ihrer Papierakten bis 2026, doch das Vorhaben spaltet durchaus die Meinungen.
Mühlheim – Etwa eine Million Euro: Mit dieser Summe plant die Stadt, die Digitalisierung sämtlicher Papierakten ihrer Verwaltung in Angriff zu nehmen. Entsprechende Mittel dafür sind von Bürgermeister und Kämmerer Daniel Tybussek (SPD) in den Haushaltsplan für 2023 eingebracht.
Allerdings wird das Budget nicht direkt vollumfänglich zur Verfügung stehen, sondern vielmehr stückweise über einen Zeitraum von drei Jahren verteilt. „Es wurde der Umfang aller Akten erhoben, daraus erfolgte eine Kostenermittlung, die zu einer Aufteilung des Budgets führte“, teilen Stadt und Rathauschef auf Nachfrage mit.
Demnach fällt der Startschuss für das Projekt „eAkte“ zwar noch dieses Jahr. Bis jedoch sämtliche Dokumente aus den einzelnen Fachbereichen digitalisiert sind, wird noch Zeit vergehen – aktuell rechnet die Stadt mit Fertigstellung bis Ende 2026. Spätestens dann soll das papierlose Arbeiten für alle Verwaltungsbereiche in der Friedensstraße möglich sein, so die Prognose aus dem Rathaus. „Nach Projektabschluss werden sämtliche Vorgänge digital geführt.“
Neben der effizienteren Gestaltung interner Prozesse ist im Haushaltsplan auch die Rede davon, dank der Umstellung rund 30 physische Arbeitsplätze abbauen und dauerhaft ins Homeoffice verlagern zu können. Bis 2025 soll diese Maßnahme für eine Verbesserung des Ergebnishaushalts in Höhe von etwa 300 000 Euro sorgen. Bürgermeister und Stadt halten das für realistisch: „Ein Zeitraum von rund eineinhalb Jahren ist angemessen, da seit der Pandemie auch bei uns verstärkt mobil gearbeitet wird und Büros schon heute nur noch zeitweise besetzt sind.“
Ob diese Rechnung aufgeht, bleibt abzuwarten. Fest steht: Digitaler Austausch und Arbeitsalltag sind für Mitarbeiter der Verwaltung erst dann vollumfänglich möglich, wenn sämtliche Bereiche samt Akten an das Projekt angeschlossen sind. Bis dahin ließe sich insbesondere bei bereichsübergreifenden Angelegenheiten der „Gang ins Archiv“ nicht vermeiden. „Ein digitaler Austausch ist nur dort möglich, wo mindestens ein Bereich die zu teilenden Dokumente online vorhält“, heißt es dazu vonseiten der Stadt. Demnach werde es zwangsläufig vorübergehend zu einem „hybriden Arbeiten“ kommen.
Beim FDP-Fraktionsvorsitzenden Michael Bill stößt dieses Vorgehen in Anbetracht der finanziell angespannten Lage der Stadt durchaus auf Verständnis, bei der Umsetzung des Digitalisierungsprojektes hätte er sich allerdings mehr Tempo gewünscht: „Zufrieden bin ich damit nicht, weiß aber auch, dass die Möglichkeiten aufgrund der städtischen Finanzen eingeschränkt sind.“ Der Liberale begrüßt die Umstellung auf eine digitale Verwaltung, sieht darin einen wichtigen Schritt Richtung Zukunft. „Dadurch werden Verfügbarkeit, Verwaltung und auch der Zugriff auf wichtige Dokumente erheblicherleichtert – das ist einfach zeitgemäß.“
Weniger enthusiastisch steht dem Thema derweil Marius Schwabe von der CDU gegenüber. Der Fraktionsvorsitzende sorgt sich um mögliche Hacker-Angriffe wie zuletzt im Rodgau, fürchtet um Sicherheit und Handlungsfähigkeit der Verwaltung. „Meiner Meinung nach ist die Digitalisierung keine Wunderwaffe und elektronische Akten ebenso anfällig wie physische“, meint der Christdemokrat und ergänzt: „Man muss sich wirklich gut mit dem Thema beschäftigen und die nötigen Sicherheitsvorkehrungen sowie Notfallpläne ausarbeiten.“
Die Stadt hat das Thema auf dem Schirm, eigenen Angaben zufolge wurden in den letzten Jahren bereits einige Maßnahmen zur Absicherung getroffen. Die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Angriffs sei dennoch äußerst hoch. „Es wird sich daher auch künftig die Frage stellen, wie wir das Ausmaß in diesem Falle möglichst geringhalten können“, so die Prognose aus dem Rathaus. (Jan Lucas Frenger)