Wie die Rathausverwaltung ihr 51-Drucker-Heer normieren will
Eine einheitliche Systemlandschaft ist das Ziel: Im Entwurf des Haushalts 2022 für Seligenstadt hat Bürgermeister Daniell Bastian nun 30.000 Euro für ein neues Druckerkonzept veranschlagt. Bei den aktuellen kommt es immer wieder zu Ausfällen und notwendigen Reparaturen - auf Dauer zu teuer.
Seligenstadt – Das „papierlose Büro“ geisterte vor Jahren als Top-Idee durch die Chefetagen vieler Unternehmen. Klang ja auch attraktiv: Zur Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und aus Umweltschutzgründen auf papiergebundene Dokumente verzichten und dafür ausschließlich EDV-gestützte Verfahren nutzen. Die Theorie hat nur ein Manko: In der Praxis setzt sie sich nicht durch, offenbart Schwachstellen wie die zu zögerliche Digitalisierung. Außerdem, so Gregor Andreas Geiger vom Verband der deutschen Papierfabriken, habe Papier unzweifelhaft Vorteile: „Die Information auf Papier ist schnell greifbar, leicht reproduzierbar und überall nutzbar. Deshalb wird Papier auch künftig einen festen Platz in den Büros haben.“
So oder so ähnlich argumentiert man wohl auch im Seligenstädter Rathaus. Dort hat Bürgermeister Daniell Bastian im Entwurf des Haushalts 2022 just 30 000 Euro für ein neues Druckerkonzept veranschlagt. „Aktuell sind 51 Drucker und Arbeitsplatz-Multifunktionsdrucker sowie drei Großraumkopierer im Rathaus und den Außenstandorten im Einsatz, fasst der Rathauschef und Kämmerer den Bestand im Haushaltsvorbericht zusammen: Einhardhaus, Bürgeramt, Kindertagesstätte Käthe Münch und U3-Minimäuse, Stadtbücherei, Nachbarschaftshaus, Stadtarchiv und Freischwimmbad. All diese Geräte seien gekauft, doch laufe ihre Garantie nur noch bis höchstens Mitte 2022. Dagegen sind die drei Großraumkopierer gemietet, ihr Mietvertrag läuft am 30. September aus.
„Die Reparaturkosten für die Geräte übersteigen alle den Wiederbeschaffungspreis“, heißt es aus dem Rathaus
Manko: „Es kommt immer wieder zu Ausfällen und notwendigen Reparaturen. Die Reparaturkosten für die Geräte übersteigen alle den Wiederbeschaffungspreis. Daher ist ein Weiterbetrieb der Geräte nicht wirtschaftlich“, lautet die Bilanz, die auch im Etatvorbericht ihren Niederschlag findet. Stattdessen soll die Vielzahl der Drucker durch ein zentrales Druckmanagement und den Einsatz weniger Multifunktionsdrucker reduziert werden. „Ziel ist eine einheitliche Systemlandschaft innerhalb der Verwaltung“, lautet die Vorgabe. Aktuell herrscht jedoch eine große Drucker-Diversität vor. Immerhin sind in Seligenstadt zwölf verschiedene Drucker- und Multifunktionsmodelle im Einsatz. Das neue Konzept erleichtere die Nutzung und Administration der Geräte, da nach einem kompletten Austausch innerhalb der Verwaltung nur noch zwei bis vier Modelle übrig bleiben sollen.
Des Weiteren sei vorgesehen, die Geräte mit einen Click-Preis-Vertrag (Miet-/Servicevertrag für Drucker und Kopierer, der regelmäßig abgerechnet wird) mit Inklusivvolumen von Schwarz-weiß- und Farbseiten zu mieten. Dadurch wären sowohl Wartung und Service als auch das Verbrauchsmaterial abgedeckt. Durch ein automatisiertes Tonermanagement sei demnach ein effektiveres und optimiertes Bewirtschaften möglich, was auch Personalressourcen spart. Hinzu kommen nachhaltige Effekte. Eine Reduzierung der Anzahl der Geräte sorgt für Einsparungen beim Strom und für einen geringeren Ressourcenverbrauch bei der Herstellung und Entsorgung der Drucker. Für dieses Projekt will die Stadt beim Land eine Förderung von 10 000 Euro beantragen. (Von Michael Hofmann)