So können Kleinbetriebe ihre Buchhaltung bewältigen

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Tipps: Auch ohne eigene Abteilungen können kleine Unternehmen eine präzise Buchhaltung betreiben.

Gerade für kleine Unternehmen ist eine zuverlässige Buchhaltung essentiell. Doch anders als große Konzernen besitzen sie meist keine eigene Abteilung, die das Rechnungswesen übernimmt.

Laut Angaben des Instituts für Mittelstandsforschung in Bonn (IfM) stieg die Anzahl kleiner Unternehmen (nach ihrer Definition) im Zeitraum von 2004 bis 2011 von knapp über 3 Millionen auf fast 3,2 Millionen an. Gleichzeitig schnellte ihr Umsatz von circa 405 Milliarden Euro auf über 450 Milliarden in die Höhe. Eine zuverlässige und präzise Buchhaltung ist für alle diese Unternehmen essentiell, jedoch fehlt es ihnen in den Regel an einer eigenen Abteilung für Rechnungswesen. Doch es gibt Lösungen.

Problemstellungen bei der Buchhaltung von Kleinbetrieben

Zunächst ist die Buchhaltung ein Teil des Rechnungswesens eines Betriebs. Sie organisiert und dokumentiert die finanziellen Kontakte des Kleinunternehmens nach außen. Das interne Rechnungswesen einer Firma wird Controlling genannt und ergänzt die Buchhaltung. Gerade bei Start-Ups übernehmen häufig die Verantwortlichen zusätzlich zum Kerngeschäft nicht nur die Buchhaltung, sondern weitere Aufgaben. Erledigen sie das gesamte Rechnungswesen des Kleinbetriebs nach Feierabend, raubt ihnen das wertvolle Zeit.

Laien mit keiner oder wenig Erfahrung im finanziellen Sektor können mit diesen Aufgaben überfordert sein, es können sich sogar Fehler einschleichen, die die Firma in Schwierigkeiten bringen. Darüber hinaus droht bei konstant überlasteten Verantwortlichen eine Schieflage bei der Work-Life-Balance. Eine dauernde Überforderung kann zum Burn-Out oder zum Herzinfarkt führen. Ganz davon abgesehen leiden das soziale Leben (Freunde, Hobbies, Sport) und insbesondere die Familie unter solchen Extra-Arbeiten.

Kostenfreie Lösungen

Bei Startups oder kleinen Unternehmen ist es üblich, jeden Cent zweimal umzudrehen. Schließlich verfügen sie über einen kleinen Etat. Dennoch steht die Firma aufgrund der Globalisierung in einem letztendlich weltweiten Wettkampf mit anderen Konkurrenten der Branche – auch wenn Unternehmen dieser Größenordnung häufig lokal ausgerichtet sind. So greifen die Zuständigen für die Buchhaltung beispielsweise zu Microsoftanwendungen wie Excel-Tabellen. Dies ist jedoch im Endeffekt zeitraubend und birgt zahlreiche Gefahren für das Unternehmen. Zunächst müssen alle Kategorien mühsam angelegt werden und auch komplexere Berechnungen müssen manuell durchgeführt werden. Es kann geschehen, dass die ständig erneuerten gesetzlichen Vorgaben – ein aktuelles Beispiel ist die SEPA-Umstellung, welche alle Arten von Unternehmen betrifft – nicht korrekt umgesetzt oder gar übersehen werden. Dies kann etwa im Falle der Steuererklärung empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Freewarelösungen bieten sich an

Etwas besser und zumindest erwägenswert sind Freewarelösungen. Solche Programme, etwa Taxpool Buchhalter Mini 4.04, stehen mittlerweile kostenlos auf seriösen Seiten allen Interessierten zum Download zur Verfügung (Download auf chip.de). Aufgrund ihres geringen Umsatzes müssen kleine Unternehmen lediglich die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durchführen und ihre so ermittelten Zahlen in einer Anlage der Steuererklärung beifügen. Um diese zu erstellen, dienen Taxpool, das unbefristet nutzbar ist, oder andere Programme. Allerdings werden sie in der Regel nicht aktualisiert und blenden Werbung ein, die nicht abgestellt werden kann.

Kostenpflichtige Programme erleichtern Arbeit

Zahlreiche speziell auf die Buchhaltung zugeschnittene Programme erleichtern Firmen aller Art wie auch Privatleuten den Überblick über ihre Einnahmen und Ausgaben. Die Freiburger Buchhaltungsspezialisten von Lexware bieten beispielsweise verschiedene Anwendungen dafür in ihrer Buchhalter-Reihe. Diese Programme werden regelmäßig aktualisiert und von neutralen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zertifiziert. Sie bieten noch mehr Schnittstellen als Freeware, beispielsweise zum Online-Banking und ermöglichen den ständigen und weltweiten Zugriff über eigens entwickelte Apps. Zahlreiche hilfreiche, offizielle Formulare, Kontenrahmen und Vorlagen unterstützen den Nutzer bei der Buchhaltung. Schnellbuchungsmasken und der Export zu Betriebsprüfern sind weitere Features. Solche Lizenzprogramme können interessierte Verantwortliche kleiner Betriebe oder Gründer meist vier Wochen kostenlos testen.

Fazit

Es kostet nicht viel Zeit und Mühe, Freeware herunterzuladen und zu testen. Am besten wäre es, sie mit der Testversion einer kostenpflichtigen Anwendung zu vergleichen. Abzuraten ist von der Buchhaltung auf eigene Faust mit Excel-Tabellen, weil das nur Zeit und Nerven raubt. Weiterhin besteht die Möglichkeit, die gesamte Buchhaltung an externe Software-as-a-Service-Dienstleister (SaaS) auszulagern. Dies ist jedoch vor allem bei größeren Unternehmen populär.

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